der PFLEGEINSIDER
Wer eine Pflegeeinrichtung oder einen ambulanten Dienst führt, kennt das Dilemma: Zu wenig Personal gefährdet die Versorgungsqualität und überlastet das Team, zu viel Personal treibt die Kosten nach oben. Eine saubere Personalbedarfsplanung ist deshalb einer der wichtigsten Hebel, um den Alltag in der Pflege stabil, planbar und wirtschaftlich zu gestalten.
Dieser Beitrag zeigt Schritt für Schritt, wie Sie den Personalbedarf in Ihrer Pflegeeinrichtung strukturiert ermitteln, welche Bedarfsarten es gibt und wie Sie daraus eine praxistaugliche Personalstrategie entwickeln.
Unter Personalbedarfsplanung versteht man alle Überlegungen und Berechnungen, die dazu dienen, zu bestimmen:
Ziel ist es, die Bewohner und Patienten zuverlässig zu versorgen, ohne Ihr Team dauerhaft zu überlasten – und gleichzeitig Ihre Personalkosten im Griff zu behalten.
Beides zusammen ergibt eine tragfähige Grundlage für Ihre Personalentscheidungen.
Um den Personalbedarf in der Pflege richtig zu steuern, ist es hilfreich, die verschiedenen Bedarfsarten zu kennen und bewusst zu nutzen.
Der Einsatzbedarf beschreibt die Zahl der Mitarbeiter, die Sie täglich tatsächlich im Dienst brauchen, um die Versorgung sicherzustellen.
Beispiel:
Auf einer Station mit 30 Bewohnern planen Sie für den Frühdienst:
Das ist Ihr Einsatzbedarf für diesen konkreten Zeitraum.
In der Pflege ist es normal, dass Mitarbeiter ausfallen – durch Krankheit, Urlaub, Fortbildung. Der Reservebedarf ist die „Sicherheitsmarge“, die diese Ausfälle abfedert.
Praktisch heißt das:
Sie brauchen mehr Mitarbeiter im Stellenplan, als in einem „Idealplan ohne Ausfälle“ auf dem Dienstplan stehen würden.
Der Ersatzbedarf entsteht, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen – etwa durch Kündigung, Rente oder längere Auszeiten. In der Pflege, wo Fachkräfte knapp sind, ist es wichtig, diesen Bedarf frühzeitig zu erkennen.
Frage an sich selbst:
Wie viele Mitarbeiter werden in den nächsten 12–24 Monaten voraussichtlich ausscheiden?
Der Neubedarf entsteht, wenn Ihre Einrichtung wächst oder neue Angebote schafft, zum Beispiel:
Hier kommen Stellen hinzu, die es vorher noch nicht gab.
Zusatzbedarf tritt auf, wenn es vorübergehend mehr zu tun gibt, etwa:
Hier kann es sinnvoll sein, befristet zusätzliche Unterstützung einzuplanen.
Minderbedarf entsteht, wenn vorübergehend weniger Personal gebraucht wird, zum Beispiel:
Hier ist wichtig, umsichtig vorzugehen, um das Team nicht zu verunsichern, sondern klar zu kommunizieren, wie Sie die Kapazitäten anpassen.
Eine verbreitete Ausgangsüberlegung lautet:
Bruttopersonalbedarf = benötigte Arbeitsstunden / Arbeitszeit pro Mitarbeiter
In der Pflege kann man das stark vereinfacht so denken:
Zum Beispiel: Wie viele Minuten Pflege- und Betreuungszeit pro Bewohner und Tag sind im Durchschnitt nötig?
Pflegeaufwand pro Bewohner × Anzahl der Bewohner = Gesamtarbeitszeit pro Tag.
Wie viele Stunden arbeitet eine Vollzeitkraft im Jahr tatsächlich (abzüglich Urlaub, Feiertage, durchschnittliche Ausfallzeiten)?
Gesamtjahresarbeitszeit / Jahresarbeitszeit pro Vollzeitkraft = benötigte Vollzeitstellen.
Wichtig:
In der Pflege sollten Sie immer Ausfälle, Dokumentationszeit, Übergaben und Wegezeiten mitdenken. Reine „Pflegeminuten“ greifen in der Praxis oft zu kurz.
Die Personalbedarfsplanung in der Pflege ist nicht statisch. Mehrere Faktoren beeinflussen Ihren Bedarf:
Eine Station mit überwiegend hohen Pflegegraden braucht deutlich mehr Personal als eine mit vielen mobileren Bewohnern.
Je nach Struktur sind andere Besetzungen nötig.
Eine ehrliche Bestandsaufnahme hilft, nicht ständig „hinterherzurekrutieren“, sondern vorausschauend zu planen.
Jede strategische Änderung hat Auswirkungen auf Qualifikations- und Stellenbedarf.
Je nach Größe der Einrichtung bieten sich verschiedene Methoden an:
Hier arbeiten Sie mit einfachen Kennzahlen, zum Beispiel:
Beispiel:
Wenn Sie bisher mit 40 Bewohnern und 25 Vollzeitkräften gut arbeiten konnten, aber auf 50 Bewohner wachsen, ist klar: Sie werden mehr Stellen benötigen, um das gleiche Versorgungsniveau zu halten.
In kleineren Einrichtungen spielen Erfahrungswerte der Pflegedienstleitung und Bereichsleitungen eine wichtige Rolle:
Das ist nicht mathematisch perfekt, aber praxisnah – besonders, wenn Sie es mit einfachen Zahlen und Listen kombinieren.
Wer über mehrere Jahre Daten gesammelt hat (z. B. Belegung, Krankheitsstand, Überstunden), kann Trends erkennen und daraus Prognosen ableiten. Das ist besonders hilfreich, wenn Sie mittelfristig planen wollen.
Zahlen allein reichen nicht. In der Pflege geht es stark um Kompetenzen:
Frage:
„Welche Fähigkeiten bräuchten wir eigentlich häufiger im Alltag – und haben sie zu wenig im Team?“
Das können zum Beispiel sein:
Hier entscheiden Sie, ob Sie diese Lücken eher über Weiterbildung oder über neue Einstellungen schließen möchten.
Wenn klar ist, wie viel und welches Personal Sie brauchen, geht es an die Umsetzung.
Das stärkt die Bindung und reduziert langfristig Rekrutierungsdruck.
Mögliche Wege:
Wichtig ist, dass Sie klar kommunizieren, was Ihre Einrichtung attraktiv macht: Dienstplangestaltung, Teamkultur, Entwicklungsmöglichkeiten, Struktur im Alltag.
So bleiben Sie beweglich, ohne das Team dauerhaft zu überlasten.
Personalbedarfsplanung ist kein einmaliges Projekt, sondern ein laufender Prozess. Sinnvoll ist eine regelmäßige Überprüfung, zum Beispiel:
Wer diese Fragen ehrlich beantwortet und Konsequenzen zieht, sorgt dafür, dass die Planung nicht nur auf dem Papier gut aussieht, sondern im Alltag funktioniert.
In der Pflege ist Personal der entscheidenste Faktor für Qualität. Eine strukturierte Personalbedarfsplanung hilft Ihnen,
Je klarer Sie wissen, wen Sie wann und in welcher Qualifikation brauchen, desto zielgerichteter können Sie einstellen – und desto leichter wird es auch, passende Pflegekräfte zu finden und zu binden.
